At investere i et nyt lønsystem handler om meget mere end blot den månedlige licensomkostning.
I denne prisguide hjælper vi dig med at forstå de forskellige prismodeller på markedet, se konkrete priseksempler og udregne de reelle og samlede ejeromkostninger ved din lønadministration, så du undgår ubehagelige budgetoverskridelser.
Når virksomheder står over for at skulle vælge en ny lønløsning, er økonomien naturligvis en af de helt afgørende faktorer for beslutningen. Spørgsmålet, hvad koster et lønsystem for virksomheder, er dog et af de mest komplekse at besvare, da der sjældent findes et enkelt, standardiseret svar.
Markedet er præget af vidt forskellige prismodeller, der spænder fra helt simple, billige basisabonnementer til komplekse, skræddersyede enterprise-løsninger. For at træffe den rette og mest økonomisk ansvarlige beslutning for virksomheden, er det vigtigt at kigge på Total Cost of Ownership (TCO), altså de samlede, reelle ejeromkostninger over systemets levetid.
Hvordan beregnes prisen på et lønsystem?
Når man dykker ned i, hvordan beregnes prisen på et lønsystem, er der typisk tre store hovedelementer, der driver de samlede omkostninger: Licens og drift, implementering og integration, samt det løbende vedligehold og support.
Selve softwarelicensen er ofte den mest synlige udgift, men det er sjældent den største post på det samlede budget. Implementeringen, hvor systemet skal sættes op med de korrekte overenskomster, historiske data skal migreres, og medarbejdere skal undervises, koster ofte betydelige ressourcer.
Dertil kommer de løbende udgifter til opdateringer, supportaftaler og ikke mindst den tid, virksomhedens egne medarbejdere bruger på at drifte systemet i hverdagen. Det er i dette samlede regnestykke, at de sande omkostninger viser sig.
Betaler man per lønseddel eller et fast månedligt abonnement?
Når det gælder selve licensen, afregnes de fleste moderne cloud-systemer i dag via en SaaS-model (Software as a Service). Inden for denne model findes der primært to måder at skrue prisen sammen på:
1. Variabel pris (per lønseddel): En model, hvor man betaler et relativt lavt, fast grundbeløb kombineret med en pris per produceret lønseddel eller per aktiv medarbejder i systemet. Dette gør prisen meget fleksibel og skalerbar; hvis I ansætter flere i højsæsonen, stiger prisen, og hvis I skalerer ned, falder den.
2. Fast pakkeløsning: Her betaler virksomheden et fast månedligt beløb, hvor et bestemt antal lønsedler (fx op til 50 ansatte) er inkluderet. Dette kan være en stor fordel og give budgetsikkerhed for virksomheder med et meget stabilt medarbejderantal.
Konkrete priseksempler på det danske marked
For at give et overblik over det generelle prisniveau for standard cloud-lønsystemer til små og mellemstore virksomheder, er her en række vejledende priser på nogle af de mest udbredte systemer i Danmark (priserne er eksklusive moms og eventuelle tilkøbsmoduler):
- Intect: 0 kr. i grundabonnement og 10 kr. per lønseddel.
- Salary: 0 kr. i grundabonnement og 19 kr. per lønseddel.
- DataLøn: 0 kr. i grundabonnement og 22 kr. per lønseddel.
- Danløn: 0 kr. i grundabonnement og 25 kr. per lønseddel.
- Zenegy: 100 kr. om måneden i grundabonnement og 27 kr. per lønseddel.
Bemærk: Priserne dækker oftest kun den helt basale lønkørsel. Ekstra funktioner som HR-moduler, avanceret tidsregistrering, udvidet support eller integrationer koster typisk ekstra.
Er der skjulte omkostninger ved cloud-baserede lønsystemer?
Selvom cloud-modellerne og de lave priser per lønseddel ofte markedsføres som gennemskuelige, bør man i sin prisberegning altid være opmærksom på potentielle skjulte omkostninger. Ud over selve licensen kan der hurtigt opstå behov for dyre tilkøb.
Hvis det valgte lønsystem for eksempel ikke integrerer gnidningsløst med virksomhedens eksisterende tidsregistreringssystem, vagtplanlægning eller det centrale økonomisystem (ERP), kan der opstå et akut behov for dyr specialudvikling af API’er.
Dertil kommer omkostningerne til intern administration, som ofte overses. Hvor mange timer bruger jeres egne HR-medarbejdere reelt på at taste data, rette manuelle fejl, rykke ledere for godkendelser og besvare spørgsmål fra kolleger? Disse interne timer er en massiv, skjult omkostning, der bør indregnes i systemets samlede pris.
Hvad er billigst: At købe et system eller outsource lønnen helt?
For rigtig mange virksomheder, og særligt i SMV-segmentet, kan det vise sig at være en uforholdsmæssig stor og risikofyldt investering at skulle opbygge, vedligeholde og drifte en professionel, intern løninfrastruktur helt fra bunden.
Når man lægger licenser, implementering, IT-support og lønnen til en specialiseret lønbogholder sammen, bliver regnestykket ofte meget tungt. Derfor kan det i mange tilfælde være både billigere, mere sikkert og langt mere forudsigeligt at outsource lønnen til en strategisk partner.
Fuld forudsigelighed og enterprise-infrastruktur med Azets
Azets er kendt i markedet for at tilbyde en yderst transparent prismodel, der skaber ro og forudsigelighed i budgettet. Ved at lade Azets håndtere den fulde lønadministration, slipper virksomheden fuldstændig for selv at skulle investere store summer i dyr softwareudvikling, serverdrift og tunge, langstrakte implementeringsprojekter. I stedet får kunden direkte, skalerbar adgang til Azets’ stærke digitale platform, Cozone.
Gennem Cozone-platformen får virksomheden fra dag ét en fuldt opdateret, sikker og GDPR-kompatibel enterprise-infrastruktur, der intelligent samler løn, HR og regnskab. Man betaler udelukkende for den løsning, de moduler og de konkrete ydelser, man reelt har brug for.
Det gør udgiften ekstremt forudsigelig og 100 procent skalerbar i takt med virksomhedens vækst. Det er en moderne, fleksibel og økonomisk ansvarlig måde at sikre en professionel lønfunktion på, uden at binde kapital i tung IT.