Står du for at skulle afholde sommerens firmafest, så kræver det en god mængde planlægning. Der er mange ting at huske på og specielt hvis du har et begrænset budget.
Industrimagasinet giver dig gode råd til planlægning af sommerens firmafest, så den forløber efter planen og bliver en succes hos de ansatte.
De 5 gyldne råd
Der er specielt 5 gyldne råd du bør følge i planlægningen og helst i nedenstående rækkefølge. På den led kan du hurtigt og målrettet få det vigtigste ting på plads, så kun detaljerne mangler.
1. Fastlæg budgettet og antal gæster
Start med at fastlægge budgettet og antal gæster. De to størrelser hænger i høj grad sammen. Hvis du har samme budget, vil antal gæster jo definerer hvor mange penge der kan afsættes pr. person. Med andre ord, hvor meget eller lækker mad & drikke der kan blive råd til.
2. Find lokation og menu
Når du kender de økonomiske rammer kan du begynde at tage de mest betydningsfulde beslutninger. Det indebærer en god lokation og menu. Til en sommerfest vil grill være det oplagt valg, men der er mange muligheder.
Holdes det i et privat hjem, i virksomheden eller vælger i at leje lokaler? Din beslutning bør i høj grad afhænge af målgruppen og dit budget. For her kan der spare mange penge, der så kan bruges på anden sjov.
3. Valg af musik
Det næste på dagsordenen er musik og her er det faktisk vigtigt du er ude i god tid. Særligt hvis du skal booke bands eller DJs. Specielt om sommeren er det ikke unormalt at de er travlt beskæftigede. Så hvis du ikke gider nøjes med det næstbedste, bør du planlægge musikvalget i god tid.
Vi har tidligere skrevet en artikel om musik til firmafesten, dine muligheder og hvordan du effektivt kan finde den rigtige løsning.
4. Tema og aktiviteter
Nu er det grundlæggende efterhånden ved at være på plads og det er derfor tid til at overveje om festen skal have et tema og om der skal være aktiviteter undervejs. Det kunne være før maden, efter mande eller hvad I nu foretrækker.
Der er ingen tvivl om at aktiviteter kan skabe ekstra sjov og stemning til festen, så den del bør ligeledes planlægges grundigt. Der er mange muligheden for enten at købe sig til underholdning, eller at lade gæsterne deltage.
5. Overnatning
Et område som mange arrangører har det mest at glemme, er desværre overnatningen. Specielt hvis det er en medarbejder der står for planlægningen og som ikke er vant til at tænke på det hele ved en fest.
Overnatningen må ikke undervurderes, for med det samme folk skal tænke på at komme hjem, ligger det en naturlig barriere ind. Så hvis I ønsker et brag af en fest, bør der arrangeres overnatning enten på stedet eller tæt ved.
På den led skal bilister heller ikke tænke på hvor meget de kan drikke, for at kunne køre hjem. Hvilket praktisk talt er intet. 2 øl eller 1 glas rødvin er i hvert fald maksimum. Så undgå at komme i karambolage med politiet ved at sove rusen ud.
Vi håber du kan bruge vores 5 gode tips, til når du skal planlægge den næste sommerfest i virksomheden. For manges vedkommende er du sikkert allerede godt i gang.