Når du arbejder i en virksomhed vil der hobe sig rigtig mange papirer op i løbet af bare en enkelt dag. Over flere års ansættelse kan det udvikle sig til et problem, hvis du ikke får enten smidt dem ud eller sat dem i orden.
Men mange papirer er du nødt til at gemme, og derfor er din virksomhed nødt til at have et ordentligt arkiveringssystem.
Skabe giver orden og plads
Hvis skrivebordet flyder med papirer, som du ikke ved, hvad du skal gøre ved, kan det være fristende bare at køre dem igennem makulatoren eller kyle dem ud med skraldet. Men nogle af dem kunne være vigtige, og du vil nødig fyres, fordi du smed vigtige dokumenter ud i et forsøg på at få dit kontor til at se ryddeligt ud.
Få i stedet købt nogle skabe, som er store nok til at kunne opbevare tusindvis af filer. Du skal selvfølgelig ikke have skabe stående hulter til bulter rundt omkring skrivebordet, men du kan nemt få et kontor til at se overskueligt ud, hvis du vælger de rigtige skabe, og gør det til en vane at få sat papirerne i mapper i skabene.
Læs også: Industrimagasinets 10 gode kontor råd
Skuffer i skabene kan også være en rigtig fin måde at organisere dit rod på, hvis du for eksempel er nødt til at kunne gå tilbage i gemmerne og hurtigt finde et dokument. Så nytter det ikke noget, at det tager dig flere dage at gå igennem alt dit materiale fra dine år som ansat i virksomheden.
Få sat papirer i kategori mapper
Udover skabe til at opbevare de mange papirer og vigtige dokumenter, der nemt kan ophobe sig i løbet af en karriere, er det også vigtigt at have et overskueligt system, som kan sikre, at du ikke skal bruge evigheder på at kigge papirer igennem.
En mulighed er skufferne, som vi nævnte tidligere, men du kan også gøre det mere simpelt ved at skrive kategorier på alle mapper og ringbind, så du hurtig kan overskue, hvor regnskabet fra 1999 er placeret. Brug eventuelt labels i farver til at opdele de forskellige kategorier, så det bliver endnu mere overskueligt.
Det nemmeste ville selvfølgelig være, hvis du kan få scannet alle papirer fra svundne tider ind på en computer, så det er hurtigt og nemt at finde rundt i, men det er også noget af et arbejde, så du må vurdere, hvad der passer dig bedst.